При создании списка задач на месяц надо учитывать несколько моментов, которые помогут избежать типичных ошибок и получить максимальную пользу для роста вашей личной эффективности.
Меньше — лучше
Надо помнить, что задач на месяц не должно быть слишком много. Естественным лимитирующим моментом является то их число, которые вы можете выполнить за день. Опыт показывает, что даже при очень хорошем навыке переключения между отдельными занятиями и насыщенном графике в течение дня можно сделать максимум 5-6 важных дел. Речь, естественно, не идет о небольших занятиях, которые занимают 5-10 минут — типа записи в дневнике или краткосрочного сеанса медитации. Если ваша задача на месяц может быть решена с помощью подобных маленьких дел, можете добавить их в качестве дополнительных к основному списку. Мы сейчас говорим именно о занятиях, которые требуют для своего выполнения концентрированной деятельности на протяжении 1-2 часов. С учетом этого лимита в вашем списке должно быть не более 5-6 задач первого порядка.
Со временем оно может быть увеличено, если вы планируете продвигаться к их выполнению не на ежедневной основе, а в режиме чередования, когда в один день будете занимаетесь одним набором дел, а в следующий — другим. Хочу предупредить, что такой режим гораздо сложнее по известной причине: нам легче всего сегодня заняться тем, чем мы занимались вчера. Поэтому чередуя занятия вы каждый раз будете терять накопленную инерцию и делать дополнительные усилия.
От годовых задач
Каждая задача на месяц должна вытекать из аналогичной задачи в вашем списке задач на год, быть одним из кирпичиков, необходимых для ее выполнения. Очень важно сохранять целеустремленность. Уж если вы посвятили этот год движению к определенной цели, постарайтесь, чтобы это движение отражалось в ваших планах на месяц и день. Не придумывайте новых задач, оторванных от общего плана, у вас и так слишком мало свободных ячеек. Если же, приступая к планированию месяца, вы ясно видите, что у вас есть задача, которую вы хотите поставить, но аналога которой нет в годовом плане — пересмотрите последний.
Сохраняйте приоритеты
Перенесите приоритеты годового плана в план на месяц. Как вы помните, в нем должна быть одна главная «основная задача», проистекающая из реализации жизненной миссии, что для большинства синонимом профессиональной самореализации. Кроме нее должно быть несколько задач, относящихся к пяти «поддерживающим сферам» жизни — физическому и интеллектуальному здоровью, отношениям, бытовому комфорту и отдыху.
Точно такой же набор задач в итоге окажется и в вашем списке на месяц. Сформулируйте «основную задачу» месяца, которая должна всегда выполняться в первоочередном порядке. Добавьте к ней задачи по физическому и интеллектуальному развитию. Запланируйте периодичное выполнение определенных действий, которые помогут поддерживать на хорошем уровне быт и отношения с близкими. Напоследок не забудьте добавить в план занятия, которые помогают вам переключаться и получать позитивные эмоции. В наше время, когда все свободное время легко занимают «сорняки времени», не дающие ни профессиональной отдачи, ни отдыха, необходимо планировать даже досуг.
Слишком просто?
Если хотите сделать месяц еще более насыщенным, добавьте задачи второго порядка. Это те задачи, о которых мы говорили выше. Одни из них заключаются в каком-то регулярном коротком действии. это может быть, например, ежедневная 10 минутная уборка квартиры утром или решение 10 шахматных задач. Другие — постоянным выполнением определенного правила, например, лечь спать в указанное время или весь день не читать новости в интернете. С помощью списка задач на месяц второго порядка хорошо вводить в свою жизнь новые полезные привычки или бороться с определенными зависимостями. Только следует помнить, что их значение в планировании месяца несопоставимо с задачами первого порядка, которые требуют от вас концентрации в течение достаточно длительного времени.
Следите за словами
Как и в случае с планом на год, позаботьтесь о качестве формулировок задач. Убедитесь, что вы точно понимаете, что будете делать для их достижения, что они достижимы и вы не вышли за рамки ваших возможностей. Отчет по целям на месяц придется давать уже в ближайшее время — всего через четыре недели и не надо подвергать свою самооценку дополнительным рискам.
Волшебное преобразование
Подумайте, можно ли преобразовать вашу цель в сумму регулярно выполняемых однотипных действий, которые почти наверняка приведут к ней. Например, вместо того чтобы записать цель — скинуть 2 килограмма веса, запишите «не менее 25 дней добиваться дефицита в 500 калорий за счет питания и тренировок». Или вместо цели «прочитать 5 книг по специальности», запишите «не менее 25 дней тратить на чтение 1,5 часа». В этом случае вы будете гораздо лучше контролировать ваше продвижение к цели, а ее достижение будет в большей степени зависеть от ваших усилий. Кроме того, в такой формулировке вам будет проще перейти к составлению плана на день.
Совершенствуйтесь каждый месяц
Используйте опыт планирования предыдущего месяца для составления планов на следующий. Очень важно дисциплинированно подвести итоги месяца в его последний день, записав, например, результат в свой личный дневник. Порадуйтесь за себя, если вы достигли поставленных целей. Возможно, имеет смысл выдать себе заранее установленную символическую награду. Но самое главное, что, достигнув поставленной месячной цели, вы можете быть уверены, что сделали крупный шаг к выполнению цели на год.
Если вдруг какая-то цель не достигнута, не надо себя ругать, это нормально. У вас еще есть возможность сделать новую попытку. Главное сейчас — понять причины. Возможно, вы взяли слишком высокую планку, или цель не казалась вам особенно важной, или на нее не оставалось сил в ежедневном графике. Об этих и иных преградах продуктивности мы поговорим в следующей части книги. В любом случае, проводя подобный анализ вы будете постоянно совершенствоваться в ежемесячном планировании, а значит и управлении собственной жизнью. Каждый последующий месяц будет учитывать негативный и успешный опыт предыдущего. От каких-то целей вам придется отказаться, а какие-то сильно видоизменить. Это естественный процесс, который очень скоро доведет ваше планирование на месяц до совершенства.
Что дальше?
В общей системе планирования жизни последний, но, возможно, самый важный с точки зрения продуктивности уровень занимает постановка целей на день. Планирование дня превращает ежемесячные цели в конкретные задачи, которые должны быть выполнены в ближайшие сутки и таким образом является последним звеном, которое связывает планирование и конкретную деятельность. Речь о нем пойдет в следующей главе.