Многие теряются, когда их рабочий график на день не задан начальником или рабочим процессом, когда вся их деятельность находится в собственных руках. Несомненно, в таких условиях очень легко утратить чувство контроля своего времени. Все свободное время начинают захватывать «пожиратели времени», что приводит к ощущению бессмысленности собственного существования и нарастанию уныния.
Лучшее, что можно сделать с точки зрения предотвращения такого сценария — потратить 15 минут утром на создание плана предстоящего дня. Вам придется определить, что именно вы будете делать сегодня, а затем найти для этих занятий наиболее подходящее место в дневном графике.
Кирпичики одного размера
Секрет повышения эффективности планирования дня состоит в том, чтобы оперировать задачами, имеющими стандартную длительность. Она должна совпадать с комфортным для вас временем удержания концентрации. Я уже писал о том, что наиболее удобными интервалами для работы являются отрезки по 60 или 90 минут.
Несмотря на то, что исходные задачи имеют разный масштаб, их обычно можно привести к единому знаменателю, объединив несколько в один проект или разделив на части.
Например, если у вас есть шесть дел по уборке квартиры, длительностью 15 минут каждое, можно объединить их в одну задачу «Ежедневная рутина по уборке» на полтора часа. А если у вас есть задача «Написать статью на 2000 слов» — разбить ее на три отдельных этапа, продолжительностью, опять же, по полтора часа каждый.
Лучше меньше, но лучше
При таком подходе легко определить оптимальное число задач на день. Надо лишь разделить имеющееся рабочее время на стандартную длительность задачи, не забыв добавить время на отдых и переключение. Нет ничего хуже для долговременной продуктивности, чем проводить день в режиме загнанной лошади, хватаясь за новые и новые работы без перерыва.
Допустим вы выбрали в качестве стандартной продолжительности работы интервал в полтора часа. Добавьте полчаса на отдых и переключение, и вы получите двухчасовой промежуток времени, который надо отводить под одну задачу.
В сутках 24 часа. Вычитаем 8 часов на сон, и у вас останется 16 часов, за которые можно сделать 8 таких работ максимум. К сожалению, это практически недостижимый идеал, предполагающий, что вы удержите достаточную работоспособность с утра до вечера. Скорее всего несколько интервалов будут потеряны по причине неточного расчета сил и вечерней усталости. Поэтому стоит сразу сделать допущение, что вы сможете использовать не более 5-6 интервалов. Это определит число задач стандартной длительности на день — не более 5-6 штук. При часовом планировании число задач будет несколько больше, но их масштабность, естественно, сократится.
Разбираемся с текущими задачами
Задачи на день состоят из текущих и стратегических. Стратегические проистекают из ваших целей на месяц, год и жизнь в целом, а текущие — спонтанно возникают в процессе жизни.
Что делать с текущими делами? Во-первых, старайтесь не держать их в голове. Она не предназначена для того, чтобы постоянно удерживать большой массив подобной информации. Это абсолютно пустая трата ресурсов вашего мозга. Заведите привычку регулярно выгружать текущие задачи из памяти в блокнот или в файл.
Первым делом просто сядьте и запишите все, что вам надо сделать в ближайший месяц-два. Вспомните все ваши обещания, все просроченные обязательства, все ваши благие побуждения. В первый раз это займет довольно много времени, но затем процесс значительно упростится и ускорится. Вы будете работать уже с готовым списком, дополняя его по мере того, как в вашу голову будут приходит новые мысли, а жизнь подкидывать новые проблемы.
Теперь при планировании дня просто достаньте список текущих задач и просмотрите его на свежую голову. Выберите те из них, которые сделаете сегодня, затратив на них 1-2 рабочих интервала по полтора часа. Заодно вычеркните пункты, которые утратили актуальность. Если в списке есть срочные и важные задачи, вам, возможно, придется отложить все остальное и срочно заняться ими, но, предполагаю, что такая авральная ситуация будет случаться не очень часто. Если вы будете ежедневно использовать 1-2 рабочих интервала для выполнения дел из текущего списка он будет быстро сокращаться, а ваши отношения с окружающими и самооценка улучшаться.
Главное — стратегические задачи
Теперь о стратегических задачах, на которых вы должны фокусироваться две трети своего рабочего времени. Чтобы их определить просто откройте ваш список задач на месяц. Как вы помните, я рекомендовал формулировать ежемесячную цель в виде достижения определенного количества ежедневных целей. Например, «20 дней чтения профессиональной литературы по полтора часа в день» или «20 велотренировок по полтора часа».
Это и есть ваши стратегические задачи на день. Их немного. Это повторяющиеся однотипные задачи, которые позволяют небольшими шагами двигаться к жизненным целям. По мере того, как вы будете делать их изо дня в день они будут постепенно превращаться в привычку. Часть задач на день будут одинаковыми на протяжении всего месяца (кроме выходных дней, о чем речь впереди). Часть будут чередоваться, например, в первый день вы будете делать велотренировку, а во второй — силовую.
У вас, по сути, не очень много свободы при определении стратегических задач на день. Вы их определили на этапе планирования месяца. Я уже говорил о важном принципе — когда мы делаем, мы не планируем, а когда планируем — не делаем. Таким образом, вам придется выполнять запланированные во время месячного планирования задачи ежедневно целый месяц, пока у вас появится возможность внести исправления. Если какие-то из них будут казаться вам надоевшими, слишком простыми или не очень эффективными, подождите до конца месяца и уже тогда, формулируйте новые, с учетом приобретенного опыта. Это будет тренировать вашу долговременную концентрацию и убережет вас от того, чтобы бросить важное дело до того, как оно принесло первые результаты.
Три победы дня
И один совет, как извлечь из списка задач на день еще больше пользы. Напоследок посмотрите на него еще раз и подчеркните три (только три!) задачи, которые вы считаете самыми важными. Когда вы будете подводить итог дня, в дневнике или просто мысленно перед сном, сделайте ревизию этих трех целей. Удалось ли вам их достичь. Если да, поздравьте себя с тем, что провели день успешно и продуктивно. Эта практика позволит вам почувствовать веру в свои силы, и вы будете приступать к выполнению списка на день на следующий день с еще большим энтузиазмом.
Теперь надо выполнить второй этап — определить для каждой задачи наиболее подходящее время в графике дня. О том, что надо учитывать при этом, мы поговорим в следующей главе.