1.7. Семь причин, почему вы теряете продуктивность, когда пренебрегаете составлением списка задач на год, месяц и день

Текст: Ростислав Агеев Фото: jonson/depositphotos.com

Сама мысль о планировании своей деятельности на ближайший год, квартал, месяц, неделю и день у многих вызывает тоску. Кажется, что такие планы могу на корню убить любую спонтанность, превратить нас в роботов, механически выполняющих сотни задач.

Увеличение доли «сорняков времени»

На первый взгляд кажется, что лучше делать отказаться от планирования и делать все дела тогда, когда захотелось. Было бы отлично, но есть одна проблема. Мы обычно хотим делать совсем не то, что продвигает нас к стратегическим жизненным целям. Гораздо вероятнее, что мы займемся тем, что понятно, просто, не требует больших усилий и дает моментальное вознаграждение. Это даже нельзя назвать осмысленным досугом — просто разнообразные способы «убийства времени». Например, серфинг в интернете, компьютерные игры, разговоры, просмотры сериалов и спортивных состязаний, рутинные работы по дому и т.д. В офисе — проверка электронной почты и мессенджеров, бесконечный сбор информации в сети, пустые совещания, беседы с коллегами и т.д. Такие занятия имеют свойство распространяться на любые интервалы времени, не имеющие целевого предназначения, а часто и замещать собой полезные дела. Лучше всего их описывает эвфемизм «сорняки времени». Вот и оказывается, что чем меньше мы планируем и заполняем время своей жизни важными запланированными делами, тем большая ее часть оказывается заполнена «сорняками».

«Припадки» активности вместо длительного усилия

Вторым негативным эффектом отсутствия постоянного планирования является распыление сил на множество отдельных рывков, ни один из которых и близко не приносит тех результатов, которые могло бы дать планомерное долговременное усилие. Многие вполне справедливо называют такие рывки «припадками». Например, вы несколько дней увлекаетесь фитнесом, затем переключаетесь на изучение иностранного языка, затем делаете новую группу в социальной сети, затем пытаетесь восполнить пробел в знаниях об истории древнего Рима и т.д. Чем короче период концентрации внимания и чем чаще переключения, тем меньше продуктивность вашей деятельности, выглядящей со стороны интенсивной. Именно людям, склонным к спонтанным «припадкам» активности привычка к системному планированию может пойти на пользу в первую очередь.

Нет выполненной задачи — нет гормонального вознаграждения

Плюс от постановки среднесрочных и краткосрочных целей заключается в том, что вы будете ощущать себя счастливым гораздо чаще. Как вы помните, наш мозг вознаграждает нас дофамином каждый раз, когда мы решаем какую-то задачу. Было бы неразумно игнорировать такое поощрение и не использовать его на благо себе.

Выполненная задача — рост уверенности в силах

Кстати, именно поэтому важно, чтобы цели быть достижимыми. Лучше поставить цель в два раза ниже ваших возможностей, чем завышенную. Это касается и годовых, и ежемесячных и дневных целей. Каждый раз достигая цели вы будете убеждаться в том, что вам все по плечу и получать заряд хорошего настроения, которое сделает штурм следующей цели еще легче. С каждым днем вы будете делать все больше и больше. И наоборот, если цели завышены вы можете попасть в спираль разочарованности в себе, когда каждая недостигнутая цель будет понижать вашу самооценку и негативно действовать на работоспособность в целом.

У завышенной планки есть еще одна негативная сторона. Чем более грандиозней кажется вам цель, чем больших усилий она для вас стоит — тем вероятнее, что после ее достижения вы можете забросить дальнейшее движение. Парадоксально, но факт, слишком большие свершения могут привести к кризису и остановке. Это случается часто. Например, человек готовится к марафону, тренируется каждый день с завидным энтузиазмом, пробегает его, хвастается достижением в социальных сетях и… бросает бегать совсем. Или человек несколько лет пишет диссертацию, а после ее окончания уходит из науки. Поэтому опасайтесь грандиозных целей, к которым вы еще не готовы. Лучше подбираться к ним постепенными шагами и всегда помнить, что каждая цель это лишь шаг на пути исполнения вашей жизненной миссии.

Регулярное напоминание о целях

Цели на год, квартал, месяц, неделю должны быть сформулированы в письменном виде для того, чтобы вы могли их регулярно актуализировать в своем сознании. В момент написания списка целей вам будет казаться, что это лишнее — вы и так будете их держите в голове. Но это заблуждение. Вспомните, часто ли вы вспоминали свои новогодние обещания самому себе в течение года. Помните о них летом или осенью? Скорее всего нет. Все цели, которые не зафиксированы на бумаге, скорее всего исчезнут из фокуса вашего внимания, а иногда чудесным образом трансформируются в вашей голове во что-то другое.

Правда о наличии и отсутствии движения к цели

Цели и отчет об их достижении откроют вам правду о вас. Если вы только мечтаете и не действуете, уже подведение итогов ближайшего месяца покажет это самым откровенным образом. Постановка краткосрочных целей и ревизия их достижения будет регулярно возвращать вас на землю и напоминать, что успешные люди отличаются от остальных одной простой вещью — когда остальные лишь мечтают и планируют, они действуют.

Сокращение периодов сомнений

Очень важно научиться отделять время планирования и время выполнения планов. Когда вы планируете — вы концентрируетесь именно на постановке задач для своего будущего я, а когда приступаете к выполнению плана уже не меняете его. Просто считайте, что план составил нанятый вами тренер и вы должны его выполнять, не задавая вопросы «зачем?», «может быть не стоит?» и «не поискать ли мне другого занятия, так как запланированное не вызывает особого энтузиазма?»

Приведу один пример. В мемуарах известного фантаста Рэя Брэдбери меня поразил факт, что на его рабочем висел стикер с короткой надписью «Не думай!» Каждый раз, когда он начинал сомневаться, стоит ли ему продолжать писать роман, он смотрел на надпись и вспоминал, что сейчас время работать над текстом, а не время обдумывания писать или нет. Этот вопрос уже был решен в свое время и не стоит к нему возвращаться.

Располагая четким планом, мы избегаем одной из главных ловушек, которая крадет массу нашего времени — постоянного пребывания в сомнениях что же делать дальше. Мы избегаем состоянии буриданового осла, который умер от голода между двух стогов сена. Видим четкие команды нашего плана — делай это и это и начинаем действовать.

В следующей главе мы продолжим разговор о планировании и рассмотрим вопрос какое количество задач целесообразно держать в годовом плане и почему.