rawpixel/pixabay.com
В предыдущей статье я рассказал, почему лучший способ потратить первые 15 минут за рабочим столом — посвятить их планированию дня. Теперь поговорим о тонкостях этого планирования.
Все наши повседневные задачи можно разделить на стратегические и оперативные.
Стратегические — те ежедневные задачи, которые являются завершающим звеном системы жизненного планирования. О ней я еще не говорил в статьях канала «Живи продуктивно!».
Вкратце, фундаментом системы планирования жизни является самопознание, в результате которого человек определяет свои врожденные таланты, приобретенные ключевые навыки и важные для него ценности.
На базе этой триады он формулирует свою жизненную миссию и проистекающие из нее жизненные цели. Кроме целей, связанных с профессиональной миссией, он формулирует жизненные цели для поддерживающих сфер — физического и интеллектуального развития, досуга, отношений с людьми, быта и финансового состояния.
Жизненные цели конкретизируются в целях на ближайший год. Цели на год уточняются в целях на месяц. А цели на месяц выражаются в постановке задач на день. Они являются тем мостиком, который связывают планирование и деятельность.
Это и есть ваши стратегические задачи на день — главные занятия дня, которые продвигают вас на пути реализации жизненной миссии.
Как формулировать стратегические задачи на день?
Во-первых, они должны быть тесно связаны с целями на месяц. Лучше даже формулировать их в плане на месяц. Например, ежемесячная цель чтения 1000 страниц профессиональной литературы повлечет постановку 10 дневных задач чтения 100 страниц. Выжать штангу 100 килограмм на 5 раз повлечет постановку 12 дневных задач проведения силовых тренировок. И так далее.
Во-вторых, они должны быть предельно конкретными. Вы должны четко понимать тот критерий, который определит, что вы справились с задачей. Кроме того, достижение поставленной цели должно зависеть в основном от ваших усилий. Например, подготовка коммерческого предложения и презентация зависят от вас, а вот решение о сотрудничестве принимаете уже не вы. Поэтому правильно поставленная задача связана с подготовкой предложения, а не с заключением контракта.
В-третьих, их время выполнения должно совпадать с интервалом времени, в течение которого вы привыкли сфокусировано работать. Например, это может быть час, полтора или два часа. Если задача требует больше времени — лучше разбить ее на две. Если меньше — сгруппировать несколько задач в одну более крупную.
В-четвертых, они должны быть понятными. Самое главное, вы должны точно знать, как к ним приступить, что вы будете непосредственно делать, как только зазвенит таймер, указывающий на необходимость начала работы.
В-пятых, они должные казаться достаточно легкими. Не нужно увеличивать вероятность прокрастинации, наполняя день излишне сложными задачами. Разделите тот объем, который вы можете сделать за рабочий интервал на два и пишите его в качестве задачи. Я уже говорили об этом неоднократно — всегда упрощайте и облегчайте работу насколько можете, усложнится она сама.
Стратегические задачи — это прекрасно, но мы не живем в вакууме. Наша жизнь постоянно подбрасывает нам дополнительные задачи, связанные с исполнением обязательств, непредвиденными ситуациями, спонтанно возникшими желаниями, просьбами близких и т.д. Все это оперативные задачи.
Если список стратегических задач расписан в плане на месяц, то для оперативных целесообразно завести отдельный регулярно обновляемый список.
Крайне нежелательно держать оперативные задачи в памяти. Это очень сильно загружает наш мозг, заставляет по много раз на день возвращаться к мыслям о них.
Если у вас еще нет такого списка — сядьте и выгрузите все задачи, относящиеся ко всем сферам вашей жизни на лист бумаги или в файл. В первый раз это займет немало время. В дальнейшем работа с ним будет быстрее — вы просто будете пополнять список каждый раз, когда к вам будет поступать новая задача. Или вы будете удалять те дела, которые выполнили или окончательно решили не делать.
С помощью оперативного списка каждое утро вы будете освежать в голове все возможные варианты занятий и выбирать наиболее подходящие для текущего дня.
Итак, у вас есть два списка с задачами. Один — оперативного плана. Эти задачи вам подкидывает сама жизнь, работодатели, родственники, друзья и т.д. Второй — стратегического плана. Здесь ваши задачи, которые надо делать чтобы добиться ежемесячных целей. Осталось определиться с конкретными задачами на текущий день.
Как это сделать и как преобразовать список задач в план-график дня мы поговорим на канале «Живи продуктивно!» завтра.